مدیریت امور اداری و پشتیبانی مسئولیت انجام امور اداری و پشتیبانی دانشگاه از قبیل امور استخدامی، تامین نیروی انسانی، تهیه و تنظیم شیوه نامه های اجرایی، امور پرسنلی، امور پشتیبانی از قبیل برگزاری مناقصه و مزایده، امور رفاهی، امور بیمه، امور حمل و نقل، امور کارپردازی، تدارکات و ... را بر عهده دارد.

این مدیریت مجموعه وسیعی از فعالیت ها و خدمات را برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگ و هدایت می کند تا دانشگاه بتواند در جهت ماموریت و فلسفه وجود سازمان و دستیابی به اهداف خود حرکت نماید.

شرح وظایف مدیریت امور اداری:

-      اجراي سياست ها و خط مشي‌هاي دانشگاه در زمينه هاي مربوط به امور اداري ، استخدامي و پشتيباني.

-      نظارت بر حسن انجام فعاليتهاي واحدهاي تابعه.

-      تهيه و تنظيم آيين نامه ها و بخشنامه ها و دستورالعمل هاي اداري لازم جهت ارائه به مقامات ذي‌ربط براساس ضوابط و مصوبات دانشگاه و ابلاغ آن به كليه واحدها پس از تاييد.

-      مراقبت در اجراي مقررات انضباطي و رسيدگي به تخلفات كاركنان و ارجاع مراتب به هيأت‌هاي رسيدگي به تخلفات اداري.

-      برنامه ریزی در جهت تأمین نیروی انسانی مورد نیاز دانشگاه و ارائه طرح ها و پیشنهادهای لازم و همچنین انجام امور مربوط به استخدام آنها اعم از هیأت علمی و غیر هیأت علمی با همکاری مدیریت برنامه، بودجه، تحول اداری و بهره وری.

-      ايجاد و نگهداري بانك اطلاعاتي پرسنلي و سوابق خدمتي و اداري كليه پرسنل دانشگاه.

-      نظارت بر انجام كليه امور پشتیبانی (از جمله برگزاری مناقصه، مزایده و ...) و خدماتي دانشگاه و ارائه آن به واحدهاي مختلف.

-      تهيه طرحهاي مربوط به رفاه عمومي كاركنان و نظارت برحسن اجراي طرحهاي مزبور .

-      برنامه ريزي و نظارت بر روشهاي مطلوب اداره امور استخدامي دانشگاه.

-      نظارت بر اجراي صحيح مقررات استخدامي و ارائه راهنمايي هاي لازم.

-      همكاري در تهيه و تنظيم و اصلاح مجموعه شرح وظايف، نمودار و پستهاي سازماني دانشگاه با مديريت برنامه، بودجه، تحول اداری و بهره وری دانشگاه.

-      همکاری با مدیریت برنامه، بودجه، تحول اداری و بهره وری دانشگاه در امر طبقه بندی مشاغل کارکنان.

-      تشخیص و تعیین رسته و رشته های شغلی پست های سازمانی با توجه به طرح های طبقه بندی مشاغل با همکاری مدیریت برنامه، بودجه، تحول اداری و بهره وری دانشگاه.

-      نظارت بر امور حضور و غياب، طرح تمام وقت، اضافه كاري و انتصاب كاركنان (هيأت علمي و غيرهيأت‌ علمي).

-      مشاركت در جلسات و كميسيونهاي مختلف و اظهار نظر و ارائه پيشنهادات لازم.

-      رسيدگي به امور رفاهي و بازنشستگي كاركنان و اتخاذ تصميمات لازم.

-      نظارت بر امر ارزشيابي کارکنان.

-      همكاري با واحد حراست در زمينه حفاظت از ساختمانها، اموال و تاسيسات.

-      شركت در جلسات تهيه و تنظيم بودجه پرسنلي كاركنان.

-      همكاري در جهت تامين نيروي انساني مورد نياز دانشگاه با واحدهاي ذي ربط.

-      انجام امور اداري و استخدامي اعضاي هيأت علمي و غير هيأت علمي.

-      انجام امور اداري ، ترفيع و تغيير پايه و رتبه كاركنان.

-      انجام تداركات و تامين وسايل و تجهيزات مورد نياز واحدهاي مختلف دانشگاه و سفارش آن از داخل و خارج كشور با هماهنگي كامل واحدهاي ذي‌ربط.

-      برنامه ریزی و نظارت بر کلیه امور حمل و نقل و نقلیه دانشگاه.

-      نظارت بر انجام امور انبارها با همكاري مدیریت امور مالی بر اساس مقررات .

-      پیگیری اعتبار تخصیص یافته برای خرید کالاها و خدمات و دريافت و ثبت آن تحت عنوان تنخواه گردان عامل مالی.

-      دریافت اسناد تنظیم شده خرید کالاها و خدمات توسط کارپردازها و عاملین خرید و رسیدگی اولیه جهت تطابق با قوانین و مقررات و صدور چک در وجه عاملین خرید و کارپردازها از محل تنخواه گردان عامل مالی.

-      ارسال اسناد و مدارک هزینه شده تحت عنوان اسناد تسویه تنخواه گردان عامل مالی به امور مالی.

-      انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق.

قوانین و مقررات:

شیوه نامه ها، فرآیندهای اجرائی و فرم ها:

الف- ارتقاء رتبه

ب- ارزیابی عملکرد سالیانه

حسن اعظمی رئیس اداره کارگزینی غیر هیات علمی

شرح وظایف اداره کارگزینی و رفاه

1. اعمال و اجرای قوانین و آئین نامه های استخدامی اعضای غیر هیات علمی
2. همکاری در تهیه و تنظیم بودجه پرسنلی دانشگاه.
3. اظهار نظر در مورد آئین نامه ها و مقررات استخدامی.
4. اجرای دقیق قوانین ومقررات استخدامی غیرهیات علمی در رابطه با کلیه موارد استخدامی وتبدیل وضعیت.
5. برنامه ریزی در جهت تامین نیروی انسانی مورد نیاز دانشگاه و ارائه طرح ها وپیشنهادهای لازم به مقام مافوق.
6. انجام امور مربوط به استخدام و تبدیل وضعیت اعضاء.
7. تنظیم برنامه و نظارت بر کار کارکنان و فعالیتهای تحت مسئولیت کارگزینی و رفاه.
8. ایجاد هماهنگی بین فعالیتهای مختلف بخش های  تابعه درزمینه وظایف محوله.
9. تهیه طرحهای مربوط به رفاه عمومی شاغلین دانشگاه، نظارت برحسن اجرای طرحهای مصوب ارائه گزارش لازم.
10. انجام کلیه امور پرسنلی بازنشستگان، مستمر بگیران و از کارافتادگان و ایثارگران و شهدا مشمول حالت اشتغال.
11. جمع آوری اطلاعات فردی و تهیه آمار شاغلین و بازنشستگان و ..... دانشگاه وگزارش لازم به مقام مافوق.
12. شرکت در جلسات هیات اجرایی منابع انسانی ، طرح طبقه بندی مشاغل وسایر هیات ها و... و انجام وظایف مربوط حسب مورد.
13. تهیه کلیه احکام پرسنلی در امور استخدام ، ترفیع پایه و رتبه ، انتقال ، انتصاب ، مرخصی ها وغیره  اعضای غیر هیات علمی با رعایت ضوابط ومقررات اداری و پیش بینی آنها درزمان مقتضی.
14. انجام کلیه امور مربوط به تعاون، رفاه، بیمه ، ورزش و فوق برنامه شاغلین و بازنشستگان و .....
15. کنترل ایاب وذهاب اعضای غیرهیات علمی
16. نگهداری پرونده های پرسنلی اعضا ء وایجاد ونگهداری بانک اطلاعاتی پرسنلی و سوابق خدمتی و اداری کلیه اعضا ء و توسعه آرشیو الکترونیکی پروند پرسنلی غیر هیات علمی .
17. انجام فرایندهای مربوط به ارتقای رتبه همکاران براساس ضوابط ومقررات.
18. نظارت وانجام امورمربوط به سامانه های کارگزینی.
19. انجام سایر امور محوله فوق العاده.

محمد مهدی وفائی نژاد رئیس اداره تدارکات و کارپردازی

شرح وظایف اداره تدارکات دانشگاه صنعتی شاهرود:

اداره تدارکات دانشگاه صنعتی شاهرود  نسبت به خرید کالا و خدمات برای دانشکده ها و قسمت های مختلف دانشگاه در حال انجام وظیفه می باشد که نوع انجام کارهای اداره تدارکات به شرح ذیل می باشد:

1-     پرداخت کلیه هزینه های دانشکده ها، اداره فنی و قسمتهای مختلف دانشگاه

2-     انجام تعمیرات شامل هماهنگی های لازم و پرداخت ها و ارسال و دریافت کالا

3-     پرداخت کلیه قبوض آب، برق، گاز، تلفن و اشتراکهای مختلف دانشگاه

4-     تنظیم اسناد قراردادهای مختلف دانشگاه جهت پرداخت از طریق امور مالی

5-     ثبت سامانه مالیاتی شرکت ها و فروشگاهها از طریق نرم افزار مربوطه جهت ارائه به اداره دارایی

6-     صدور درخواستهای ارسالی از انبار مرکزی جهت خرید توسط کارپردازان هر قسمت و دانشکده

7-     تنظیم اسناد مختلف پس از دریافت قبض انبارها جهت دریافت وجه و پرداخت به فروشنده ها و شرکتها

8-     تحویل کالا و اجناس مختلف از فروشندگان و پیمانکاران و ارسال و تحویل آن به انبار مرکزی دانشگاه

9-     اقدام برای استعلام قیمت و تهیه گزارش توجیهی جهت ارائه به امور مالی دانشگاه در معاملات متوسط

10-  تنظیم و پرداخت اسناد مربوط به ثبت نامهای اموزشی کارکنان دانشگاه

11-  تنظیم و پرداخت هزینه های بازدید علمی هر دانشکده بصورت مجزا

12-  خرید گسترده و مجزا برای دیگر قسمتهای دانشگاه بصورت تخصصی و ویژه مانند فوق برنامه،خدمات ،تحصیلات تکمیلی،اموزش کل، روابط عمومی و....

13-  مذاکرات و انجام امور اداری با شرکتها و ادارات مختلف مانند شهرداری برای پرداخت عوارض نوسازی یا خرید خودرو از ایران خودرو یا شرکتهای مشابه

14-  اطلاع رسانی و نامه نگاری جهت برخی امور مهم دانشگاه ازجمله شارژ سالیانه کپسولها و بیمه اماکن وخودروها بصورت تجمیعی

از مطالب فوق می توان نتیجه گرفت که سیستم اداری اداره تدارکات از گذشته تا کنون بصورت متمرکز می باشد و این در حالیست که سایر دانشگاهها، طبق وسعت و تراکم جمعیتی دانشگاهی بصورت مجزا برای هر قسمت یک نفر کارپرداز و تشکیلات اداری مجزا در نظر گرفته می شود، که با امکانات و نفرات فعلی برای دانشگاه صنعتی شاهرود امکان پذیر نمی باشد.

بنابراین درحال حاضر درخواستهای خرید توسط اداره تدارکات به نحوی مدیریت شده که اکثر دانشکده ها، معاونتها و مدیریتهای مختلف دانشگاه از خریدها رضایت دارند که میتوان گفت اداره تدارکات دانشگاه بطور نسبی به بهره وری قابل قبولی دست یافته است.

فعالیتهای روزانه اداره نقلیه دانشگاه در دو بخش حمل و نقل کارکنان و دانشجویی تقسیم می شود. در بخش کارکنان به سرویسهای روزانه ایاب و ذهاب همکاران و ماموریتهای برون شهری و درون شهری اختصاص دارد ولی در بخش دانشجویی خدمات حوزه نقلیه در چند شاخه انجام می شود:

1- جابجایی دانشجویان در چند مسیر خوابگاهی به پردیسهای مرکزی، مهندسی و فناوریهای نوین و کشاورزی در خصوص بحث های آموزشی داخل دانشگاه.

2- سرویسهای مرتبط با فعالیتهای فوق برنامه دانشجویان است که از سوی اداره کل امور فرهنگی، دفتر نمایندگی مقام معظم رهبری، بسیج دانشجویی و اداره تربیت بدنی ارائه می شود.

3- سرویسهای مربوط به بازدیدهای علمی و اردوهای آموزشی دانشجویان که با هماهنگی دانشکده های مختلف انجام می شود.

براساس آمار وسایل نقلیه دانشگاه و مواردی که از طریق انعقاد قراردادهای اجاره ای با بخشهای خصوصی داریم، هم اکنون 16 دستگاه اتوبوس آماده سرویس دهی هستند که از این تعداد 6 دستگاه اتوبوس از امکانات دانشگاه است. 6 نفر از رانندگان همکاران دانشگاهی و بقیه از بخش خصوصی در این حوزه در حال خدمت رسانی می باشند. در بخش ماشین های سبک تعداد 4 نفر از رانندگان دانشگاه به صورت مستقیم با واحد نقلیه در ارتباط هستند و تعداد 5 نفر به صورت غیر مستقیم و در اختیار حوزه های دیگر در دانشگاه فعالیت می کنند.

براساس اطلاعات مندرج در سامانه دانشجویی، روزانه 400 سرویس دانشجویی به صورت رفت و برگشت جهت انتقال دانشجویان به کلاس درس انجام می شود. همچنین در طی یک نیمسال بیش از 200 سرویس به گردشهای علمی و بالغ بر 150 سرویس در موارد فوق برنامه دانشجویان اختصاص می یابد.